Wstęp - co to jest konsolidacja dostawców?
Współczesne korporacje posiadają bardzo rozbudowane IT. Systemów w środowisku zintegrowanym może być nawet kilkaset.
Rozwojem i utrzymaniem tych systemów często zajmuje się wiele tak zwanych dostawców, czyli firm partnerskich, którym zleca się odpowiednie prace. Kontrakty z tymi firmami mogą kształtować się na wiele sposobów, np.
Nietrudno sobie wyobrazić ilu dostawców może w ten sposób wejść w posiadanie umowy z korporacją.
W czarnym scenariuszu dostawców może być więcej niż systemów i nierzadko jest ich naprawdę wielu.
Odpowiednie zarządzanie dużą ilością dostawców jest trudne i dlatego większość firm konsultingowych na przestrzeni kilku ostatnich lat zachwala swoim klientom konsolidację.
Ma ona polegać na ograniczeniu ilości dostawców do odpowiedniego minimum. W najbardziej radykalnym podejściu miałby to być tylko jeden dostawca. Oczywiście zakładamy tutaj, że nie chcemy wyeliminować wszystkich dostawców, bo i taki wariant wchodzi w grę. Korporacja musiałaby jednak wtedy sama świadczyć sobie wszystkie usługi IT.
Warianty konsolidacji
W zależności od możliwości finansowej korporacji, możliwe są różne warianty konsolidacji dostawców.
Pełna konsolidacja środowiska
Jeśli firma dysponuje pokaźnymi środkami na wymianę całego (większości) IT może pokusić się o dokonanie dużej transformacji połączonej z wymianą oprogramowania na nowe.Organisations are saying goodbye to a mix of products that might not complement each other, or even work against each other.Mogło by to być zarówno wdrożenie oparte o jakieś gotowe rozwiązania, jak też systemy dedykowane omawianej spółce. To jest najdroższy i najbardziej ryzykowny wariant. Samo ustalenie wszystkich funkcjonalności, którymi dysponują obecne systemy bywa bardzo trudne. Podczas zbierania wymagań pod nowe systemy, fantazja ponosi zlecających i potrafią daleko odbiec od istniejących procesów. Budowanie nowego środowiska wydaje się bowiem doskonałym momentem na poprawę wszystkich niuansów operacyjnych. Koszty wdrożenia nowego systemu najprawdopodobniej będą puchnąć. Ewentualne oszczędności mają się pojawić w dłuższej perspektywie, ale warto spróbować je zawczasu dość precyzyjnie oszacować.
Częściowa konsolidacja środowiska
Nieco tańszym rozwiązaniem jest zdecydowanie się na częściową wymianę oprogramowania. Wspominają o tym autorzy książki Strategic IT Management: Increase value, control performance, reduce costs. Można na przykład wymienić aplikacje z graficznym interfejsem użytkownika, pozostawiając stare wnętrze środowiska zintegrowanego. Takie podejście da ewidentne odświeżenie środowiska, szczególnie postrzegane przez końcowych użytkowników, gdyż dla nich systemy będą po prostu nowe. Nikt z nich przecież nie będzie wiedział, że te czy inne dane systemowe przetwarzane są przez systemy poprzedniej generacji. Dodatkowo implementacja popularnych obecnie aplikacji J2EE użytkowanych z poziomu przeglądarki internetowej jest relatywnie łatwa do przetestowania i wdrożenia.Konsolidacja dostawców bez zmian w środowisku
Najtańsza we wdrożeniu będzie wymiana samych dostawców bez zmian w środowisku IT. Redukcja dostawców ma pomóc w zarządzaniu nimi, a systemy teoretycznie w cale nie muszą wymagać renowacji, wymiany bądź poprawy. W dużej korporacji jest to jednak mało prawdopodobne.Rzekome zalety
| Zalety konsolidacji | ||
|---|---|---|
| 1 | Cięcie kosztów | Można zaoszczędzić na ilości pracowników do obsługi systemów. Tanieje infrastruktura przy mniejszej ilości systemów. |
| 2 | Oszczędność czasu | Mniej systemów oznacza mniej pracy przy nich. |
| 3 | ROI | Lepsze wskaźniki zyskowności. |
| 4 | Szkolenia | Mniej szkoleń jest koniecznych przy wdrażaniu nowych pracowników. |
| 5 | Wspólny interfejs | Ujednolicenie systemów pozwala pracownikom łatwiej odnajdywać się w aplikacjach. |
| 6 | Mniej spotkań i administracji | Mniej dostawców oznacza mniejszą ilość spotkań projektowych. |
| 7 | Mniejsze ryzyko | Mniej systemów to prawdopodobnie mniej błędów. |
| 8 | Wspólne wsparcie | Jeden dostawca oznacza jeden helpdesk. |
Gdy na przykład konsolidacja polega jedynie na wybraniu jednego dostawcy do istniejących systemów, nie poprawi się wtedy ergonomia aplikacji, bo one nie ulegną zmianie. Nie będziemy mogli też mówić o mniejszej ilości szkoleń. Poprawa ergonomii i spadek koniecznych szkoleń może się pojawić tylko w przypadku wymiany oprogramowania na ujednolicone.
Analogicznie sprawa ma się przy oszczędności czasu i ryzyka. Tutaj również musi dojść do zmniejszenia liczby systemów, żebyśmy mogli mówić o korzyściach.
Wychodzi więc na to, że można zaoszczędzić koszty, będzie się odbywać mniej spotkań z dostawcą i będziemy mieli scentralizowane wsparcie IT. Zarządzanie dostawcami wiąże się istotnie z wieloma umowami, fakturami i procedurami. Zmniejszenie liczby dostawców oczywiście poprawi kondycję naszej administracji. Skorzystają na tym także projekty, gdyż zdecydowanie łatwiej zorganizować spotkanie z jednym (paroma) dostawcami. Porozumienie różnych dostawców w projektach integracyjnych (większość projektów w każdej korporacji wymaga zaangażowania połączonych sił różnych systemów) oznacza dodatkowe nakłady czasu.
Pozostałe zalety wymagają pełnej konsolidacji połączonej z wymianą oprogramowania na nowe. Wtedy jednak koszty wdrożenia takiej konsolidacji trzeba szacować jako duże. Zrekompensować mają je obniżone koszty infrastruktury, skrócony TTM oraz zazwyczaj większa elastyczność dalszego rozwoju. Jak podają Buchta, Eul i Schulte-Croonenberg, w ciągu zaledwie roku na samej infrastrukturze da się zaoszczędzić 20 do 30%.
Fuzje, przejęcia
Podczas konsolidacji dostawców często napotykanym problemem bywa brak pełni kompetencji w obrębie małej grupy dostawców.
Wówczas konsolidacja najpewniej skończy się na jeden ze sposobów:
- przejęcie ludzi mniejszego dostawcy przez wybranego dostawcę,
- przejęcie mniejszego dostawcy przez wybranego dostawcę,
- fuzja dostawców,
- mniejszy dostawca staje się poddostawcą.
Monopol
Unilateral merger effects flow from internalization of the competition between the merging firms.Od dawna wiadomo, że fuzje i przejęcia grożą pojawieniem się podmiotów gospodarczych o dominującej pozycji. Konsolidacja dostawców spółki jest w zasadzie tym zjawiskiem lokalnie obserwowanym. Klientem jest korporacja, a podmiotem jest dostawca (bądź kilku dostawców). Korporacja, decydując się na wyłączny kontrakt z jednym dostawcą, w gruncie rzeczy decyduje się na wprowadzenie sytuacji monopolu i to dobrowolnie!
W praktyce, decydując się na konsolidację, należy koniecznie ustalić warunki kontraktu uniemożliwiające przyszłemu dostawcy zwiększanie cen jako efekt jednostronny. Sposobem na weryfikację podawanych złożoności przez dostawcę są tak zwane punkty funkcyjne liczone na przykład standardem IFPUG.
Presja ceny
Many customers don't understand consulting rates and don't understand that two or three hours of professional education go into every hour of expert advice or support.
Rynek oczekuje niskich stawek za konsulting co skłania dostawców do preferowania umowy FIXED. Nie oznacza to jednak, że ustalony ryczałt za utrzymanie będzie wysoki. Kontrakt VC(Vendor Consolidation) to tak zwane outsourcingowe partnerstwo - klient i dostawca dzielą się ryzykiem i profitami. Taka umowa często zakłada niewielkie nakłady na utrzymanie systemów. Ma to być rekompensowane dostawcy w ramach rozwoju środowiska.
Dążenie do zmniejszania kosztów przez klienta może więc w dłuższej perspektywie odbić się na kondycji finansowej dostawcy.
Co jeśli w przyszłości klient zacznie mniej zamawiać? Presja inwestorów do cięcia nakładów na IT (bo te często są znaczące) spowoduje prędzej czy później spadek liczby projektów, a to bardzo szybko zmusi dostawcę do optymalizacji zatrudnienia.
W patologicznym scenariuszu, gdyby rozwój aplikacji całkowicie wstrzymano, kontrakt VC może się okazać wręcz nierentowny dla dostawcy.
Jak wcześniej wspomnieliśmy, utrzymanie jest często wycenione niedrogo i może nie pokrywać faktycznych kosztów utrzymania systemu.
Konsulting
Na świecie bardzo dużo mówi się o zaletach konsolidacji dostawców szczególnie w dobie kryzysu i ciągłego cięcia kosztów.
Niestety lansowany przez firmy konsultingowe obraz konsolidacji jako cudownego remedium na poprawę kondycji wygląda przede wszystkim jak chwyt marketingowy. Firmy te bowiem z jednej strony zamierzają wdrażać drogie narzędzia do konsolidacji, a z drugiej biorą pod uwagę szansę na stanie się takim głównym dostawcą. W środowisku zintegrowanym z wieloma systemami klasy CRM proponuje się zastąpienie ich nowym systemem.
Duże wydatki związane z implementacją i/lub wdrożeniem mają zostać potem prędko odzyskane w tych zredukowanych kosztach. Praktyka jednak pokazuje, że duże korporacje, bojąc się ryzyka nieudanego wdrożenia, decydują się na zachowanie dotychczasowego środowiska jeszcze przez jakiś czas, co zamiast pomniejszyć koszty, tylko je znacznie zwiększa. Firma musi bowiem utrzymywać teraz oba środowiska! Znane są także na rynku polskim sytuacje, w których faktycznie wdrożenie nowego rozwiązania się nie udaje, a wszystkich kosztów projektu odzyskać się zazwyczaj nie da.
Wnioski
To be or not to be...Konsolidacja dostawców, wbrew temu, co kształtuje współczesny konsulting, nie jest pozbawiona wad. Mimo to drogie, bardzo rozproszone środowiska IT składające się z kilkuset nawet aplikacji wymagają zmian. Do tematu konsolidacji powinno się wychodzić od zmian w środowisku, a dopiero potem koncentrować się na doborze dostawcy. Sama w sobie podmiana firm współpracujących wnosi niewiele dobrego, a niesie ze sobą wiele złego. Współczesna korporacja musi przede wszystkim zbudować nowoczesną i efektywną architekturę środowiska IT. Następnie można szukać na rynku rozwiązań umożliwiających wdrożenie koniecznych zmian. Na końcu pozostaje dobór dostawców, przy czym wybieranie dokładnie jednego powoduje problemy kosztowe. Zostawienie palety dwóch do kilku dostawców wydaje się być lepszym pomysłem.